Kisatoimisto sijaitsee Pirkkolan jäähallin toisessa kerroksessa. Käynti toimistoon tapahtuu pukuhuonekäytävän kautta, käytävän puolivälissä olevien portaiden kautta. Jäähallin aulasta kulku yläkertaan ainoastaan katsomoihin.
Joukkueenjohtajat ilmoittavat joukkueet (jokaisen peliryhmän, jos seurasta useampi) kisatoimistoon hallille saapumisen yhteydessä. Kisatoimistosta löytää koko viikonlopun ajan apua turnauksen käytännön asioihin: aikataulut, oheistoiminta, otteluohjelma, kokoonpanot, ym.
Joukkueenjohtajat tai valmentajat voivat hakea sunnuntaina kisatoimistosta osallistumismitalit (ei mitalipeleihin osallistuvat joukkueet). Jokaiselle turnaukseen osallistuvalle pelaajalle on varattu myös turnaussponsorilta pieni yllätyslahja, jonka joukkueenjohtajat voivat noutaa ilmoittautumisen yhteydessä.
HUOM. Mikäli peliryhmän kokoonpano muuttuu aiemmin GRO:hon ilmoitetusta esim. loukkaantumisten vuoksi, asiasta tulee ilmoittaa viimeistään 15 minuuttia ennen kyseisen ottelun alkua kisatoimistoon.